Pastikan Arsip Pengawasan Demokrasi Tertib, Bawaslu Kota Magelang Jalin Silaturahmi dengan Disperpusip

Bawaslu Kota Magelang terus memperkuat pondasi pengawasan Pemilu dan Pemilihan melalui pengelolaan arsip yang tertib dan profesional. Hal ini tampak ketika rombongan Bawaslu Kota Magelang yang dipimpin Ketua Maludin Taufiq, SIP, bersama Zakariya, SHI. Koordinator Divisi HP2H, staf kearsipan Imam Wahyudianto dan Rizki Budiarto melakukan silaturahmi ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Magelang.

Rombongan diterima langsung oleh Bidang Kearsipan Ibu Dewi beserta jajarannya. Pertemuan tersebut berlangsung penuh keakraban, namun sarat makna membahas masa berlaku arsip aktif, inaktif, arsip dinamis, serta status arsip kelembagaan yang wajib tertata sesuai aturan.

“Arsip bukan sekadar dokumen, tetapi jejak akuntabilitas yang akan menjadi rujukan sejarah, dasar hukum, dan penguatan kelembagaan demokrasi. Jika arsip diabaikan, maka pengawasan bisa kehilangan bukti dan legitimasi,” tegas Maludin dalam pertemuan itu.

Pembahasan mencakup enam kategori utama arsip pengawasan, antara lain :

1. Arsip Pencegahan Pelanggaran – berisi surat imbauan kepada ASN, Parpol, hingga media.

2. Arsip Pengawasan Partisipatif – MoU dengan universitas, daftar hadir kegiatan, hingga materi sosialisasi.

3. Arsip Kehumasan – dokumentasi publikasi, siaran pers, hingga laporan medsos.

4. Arsip Penanganan Hukum – laporan pelanggaran hukum, rekomendasi ke KASN, kajian hukum.

5. Arsip Penyelesaian Sengketa Proses – permohonan sengketa, hasil mediasi, dan keputusan adjudikasi.

6. Arsip Laporan & Evaluasi – laporan akhir pengawasan kampanye, evaluasi kegiatan partisipatif.

Semua arsip tersebut, sebagaimana ditegaskan bersama, wajib ditata sesuai klasifikasi kelembagaan dan diberi retensi waktu berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Bawaslu. Tak hanya itu, arsip juga harus dialihmediakan ke bentuk digital untuk mempermudah akses dan pelestarian.

Kerja sama ini menjadi pijakan penting agar arsip-arsip pengawasan Pemilu dan Pilkada tidak hanya tersimpan rapi, tetapi juga bernilai guna untuk kepentingan hukum, pendidikan politik, dan penguatan demokrasi.

“Jangan sampai arsip tidak terkelola dengan baik file pengawasan demokrasi kita rapuh tidak mempunyai bukti. Arsip adalah tameng, memori, sekaligus saksi sejarah yang akan menentukan masa depan,” ujar Kordiv HP2H.

Ke depan, Bawaslu Kota Magelang dan Disperpusip sepakat memperkuat kolaborasi dalam penataan arsip, alih media digital, serta peningkatan kapasitas SDM pengelola arsip. Dengan demikian, setiap dokumen pengawasan Bawaslu dapat dipertanggungjawabkan, sekaligus menjadi warisan penting bagi generasi mendatang.